"Oh non ! Pas une autre présentation PowerPoint ennuyeuse ! Mes yeux, mes yeux...!!!"
À quel point ça craint d'être dans le public lors d'une présentation interminable, ennuyeuse et sans vie ? Pire encore, à quel point est-ce terrible d'être celui qui la donne ?
La vérité est que les mauvais PowerPoint arrivent même aux bonnes personnes, et bien souvent, la personne qui fait la présentation est tout autant une victime que les pauvres bougres qui l'écoutent.
Voici dix conseils pour vous aider à ajouter un peu de pschit! à votre prochaine présentation. Ils sont, bien sûr, loin d'être exhaustifs, mais ils sont un début !
1. Écrivez un scénario.
Un peu de planification va un long chemin. La plupart des présentations sont écrites directement dans PowerPoint sans aucune structure ou plan préalable.
C'est contre-productif. Puisque le but de vos diapositives est d'illustrer et de développer ce que vous allez dire à votre public. Vous devez savoir ce que vous avez l'intention de dire et ensuite comprendre comment le visualiser. À moins que vous ne soyez un expert en improvisation, assurez-vous de rédiger ou au moins de décrire votre présentation avant d'essayer de créer des slides.
Et assurez-vous que votre scénario respecte les bonnes conventions de narration : donnez-lui un début, un milieu et une fin ; avoir un arc clair qui se dirige vers une sorte d'apogée; faites en sorte que votre public apprécie chaque diapositive, mais qu'il soit impatient de découvrir la suite ; et si possible, laissez-les toujours en vouloir plus.
2. Une chose à la fois, s'il vous plaît.
À un moment donné, ce qui doit apparaître à l'écran est la chose dont vous parlez. Notre public lira presque instantanément chaque diapositive dès qu'elle sera affichée ; si vous avez les quatre prochains points que vous prévoyez de faire valoir, ils auront trois longueurs d'avance sur vous, attendant que vous rattrapiez votre retard plutôt que d'écouter avec intérêt le point que vous soulevez.
Planifiez votre présentation de manière à ce qu'un seul nouveau point soit affiché à un moment donné. Les bullet points peuvent être révélées une par une au fur et à mesure que vous les atteignez. Les graphiques peuvent être placés sur la diapositive suivante pour être référencés lorsque vous accédez aux données affichées par le graphique. Votre travail en tant que présentateur consiste à contrôler le flux d'informations afin que vous et votre public restiez synchronisés.
3. Pas de paragraphes.
Là où la plupart des présentations échouent, c'est que leurs auteurs, convaincus qu'ils produisent une sorte de document autonome, mettent tout ce qu'ils veulent dire sur leurs diapositives, dans de gros blocs de texte volumineux.
Toutes nos félicitations. Vous venez de tuer une salle pleine de gens. Cause de la mort : empoisonnement par ennui terminal.
Vos diapositives sont les illustrations de votre présentation, pas la présentation elle-même. Ils doivent souligner et renforcer ce que vous dites pendant que vous faites votre présentation --- enregistrez les paragraphes de texte pour votre script. PowerPoint et d'autres logiciels de présentation ont des fonctions pour afficher des notes sur l'écran du présentateur qui ne sont pas envoyées au projecteur, ou vous pouvez utiliser des cartes de notes, un document de traitement de texte séparé ou votre mémoire. Ne le mettez pas à l'écran - et s'il vous plait, si vous le mettez pour une raison quelconque à l'écran, ne tournez pas le dos à votre public et ne le lisez pas depuis l'écran !
4. Faites attention à la conception.
PowerPoint et d'autres packages de présentation offrent toutes sortes de façons d'ajouter un «flash» visuel à vos diapositives : les fondus, les balayages, le texte clignotant et d'autres désagréments sont tous trop faciles à insérer en quelques clics de souris.
Évitez la tentation d'habiller vos pages avec des effets ringards et concentrez-vous plutôt sur des bases de conception simples :
- Utilisez une police sans empattement pour le corps du texte. Les caractères sans empattement comme Arial, Helvetica ou Calibri ont tendance à être les plus faciles à lire sur les écrans.
- Utilisez des polices décoratives uniquement pour les en-têtes des diapositives, puis uniquement si elles sont faciles à lire. Les polices décoratives - calligraphie, blackface allemande, futuriste, écriture psychotique, fleurs, art nouveau, etc. - sont difficiles à lire et doit être réservées uniquement aux gros titres en haut de la page. Mieux encore, tenez-vous-en à une police à empattement chic comme Georgia ou Baskerville.
- Mettez du texte sombre sur un fond clair. Encore une fois, c'est plus facile à lire. Si vous devez utiliser un fond sombre - par exemple, si votre entreprise utilise un modèle standard avec un fond sombre - assurez-vous que votre texte est assez clair (blanc, crème, gris clair ou pastel) et augmentez peut-être la taille de la police deux ou trois crans.
- Alignez le texte à gauche ou à droite. Le texte centré est plus difficile à lire et semble amateur. Alignez tout votre texte sur une ligne de base à droite ou à gauche - il sera plus beau et plus facile à suivre.
- Évitez l'encombrement. Un titre, quelques puces, peut-être une image – rien de plus que cela et vous risquez de perdre votre audience pendant qu'elle scanne votre slide.
5. Utilisez les images avec parcimonie
Il existe deux écoles de pensée sur les images dans les présentations. Certains disent qu'ils ajoutent un intérêt visuel et gardent le public engagé ; d'autres disent que les images sont une distraction inutile.
Les deux arguments ont un certain mérite, donc dans ce cas, la meilleure option est de diviser la différence : n'utilisez des images que lorsqu'elles ajoutent des informations importantes ou rendent un point abstrait plus concret.
Pendant que nous sommes sur le sujet, n'utilisez pas les cliparts intégrés de PowerPoint. Tout ce qui a été publié dans Office 2003 et les versions antérieures a été vu par tout le monde dans votre auditoire des milliers de fois - ils sont devenus des clichés usés, et j'espère que je n'ai pas besoin de vous dire d'éviter les clichés fatigués dans vos présentations. Office 2007 et les programmes non Office ont des cliparts qui ne sont pas si familiers mais à l'heure actuelle, le concept entier de clipart a à peu près suivi son cours - il ne donne pas de fraicheur à votre présentation.
6. Pensez en dehors de l'écran.
N'oubliez pas que les diapositives à l'écran ne sont qu'une partie de la présentation - et non la partie principale. Même si vous êtes susceptible de présenter dans une pièce sombre, réfléchissez à votre propre manière de présenter – comment vous vous tenez, ce que vous portez, comment vous vous déplacez dans la pièce. Vous êtes au centre de vos présentations, peu importe à quel point vos diapositives sont intéressantes.
7. Ayez une accroche.
Comme la meilleure écriture, la meilleure présentation secoue son public tôt, puis l'entraîne. Ouvrez avec quelque chose de surprenant ou d'intrigant, quelque chose qui incitera votre public à s'asseoir et à prêter attention. Les accroches les plus puissantes sont souvent celles qui font directement appel aux émotions de votre public : offrez-lui quelque chose de génial ou, si cela est approprié, faites-lui peur. Le reste de votre présentation sera donc effectivement votre promesse de faire en sorte que la chose impressionnante se produise, ou que la chose effrayante ne se produise pas.
8. Posez des questions.
Les questions suscitent l'intérêt, piquent la curiosité et engagent le public. Alors demandez-en beaucoup. Créez une tension en posant une question et en laissant votre auditoire mijoter un moment avant de passer à la diapositive suivante avec la réponse. Testez leurs connaissances et montrez-leur à quel point ils en savent peu. Le cas échéant, engagez-vous dans une petite question-réponse avec votre auditoire, avec vous posant les questions.
9. Modulez, modulez, modulez.
Surtout lorsque vous avez déjà fait une présentation, il peut être facile de continuer encore et encore et encore et encore avec seulement des changements minimes à votre inflexion. Parlez toujours comme si vous parliez à un ami, pas comme si vous lisiez des fiches (même si c'est le cas). S'il vous est difficile de garder un ton de voix vivant et agréable lors de la présentation, faites quelques essais. Si vous ne parvenez toujours pas à bien faire les choses et que les présentations représentent une grande partie de votre travail, suivez un cours de prise de parole en public.
10. Enfreignez les règles.
Comme pour tout le reste, il y a des moments où chacune de ces règles - ou toute autre règle que vous connaissez - ne s'appliquera pas. Si vous savez qu'il y a une bonne raison d'enfreindre une règle, allez-y et faites-le. Enfreindre les règles est un comportement parfaitement acceptable - votre présentation est votre moment de gloire, appropriez-vous la et créez vos propres lois. A vous de jouer.
